회사 홈페이지 외주, 견적 요청서에 빠지면 안 되는 내용

사이트에서 받아야 할 문의부터 적습니다

‘회사 홈페이지 10페이지’만 적어 견적을 요청하면 업체마다 다른 사이트를 떠올릴 수 있습니다. 제품을 소개하고 견적 문의를 받는 사이트인지, 자료를 배포하는 사이트인지, 주문과 결제까지 처리하는 사이트인지 먼저 알려주세요. 같은 화면 수여도 기능에 따라 작업이 달라집니다.

지금 홈페이지가 있다면 불편한 점을 실제 사례로 적습니다. 제품 자료를 바꾸려면 매번 제작사에 요청해야 하는지, 문의가 개인 이메일로만 들어오는지, 영문 페이지가 오래됐는지 살펴보세요. 새 디자인을 원하는 이유와 함께 이런 문제를 전달해야 필요한 견적을 받을 수 있습니다.

화면과 기능을 따로 목록으로 만드세요

회사 소개, 제품 목록, 제품 상세, 자료실, 문의 화면처럼 필요한 화면을 적습니다. 제품이 여러 개라면 상세 화면을 한 번 디자인하는 작업과 제품 정보를 각각 등록하는 작업을 나눠 물어보세요. 국문·영문이 있으면 번역과 화면 제작, 이후 수정도 각각 필요한지 봐야 합니다.

기능은 사용자가 실제로 할 일을 문장으로 씁니다. ‘문의 기능’보다 ‘제품을 고르고 파일을 첨부해 문의하면 담당 부서 이메일로 전달된다’가 구체적입니다. 관리자도 문의를 볼 수 있어야 하는지, 담당 부서가 바뀌면 직접 수정할 수 있는지까지 적으면 비교하기가 쉬워집니다.

원고와 사진을 누가 준비하는지도 견적에 넣습니다

회사 소개 자료를 넘긴다고 웹사이트용 원고가 완성되는 것은 아닙니다. 자료에서 쓸 내용을 고르고 문장을 고치는 작업을 누가 맡는지 정하세요. 제품 사진이 없다면 촬영이나 이미지 구입 비용도 따로 들 수 있습니다. 기획·원고·디자인·개발이 견적에 어디까지 들어가는지 봅니다.

제작사에는 자료 전달일과 내부 검토에 필요한 시간을 알려주세요. 최종 결재자를 정하고 부서별 의견을 모아서 보내면 반대되는 수정 요청이 따로 나가는 일을 줄일 수 있습니다. 회사가 자료를 늦게 보냈을 때 납품일이 어떻게 달라지는지도 미리 협의합니다.

제작비와 계속 내야 하는 비용을 나눕니다

제작비가 같아도 사이트를 운영하는 비용은 다를 수 있습니다. 도메인, 호스팅이나 제작 도구 이용료, 유료 기능, 유지보수 비용을 나눠 받아보세요. 첫해 혜택이 있다면 종료 후 금액과 갱신 조건도 필요합니다. 선택한 도구에서 가능한 기능과 별도 개발이 필요한 기능도 확인합니다.

계정은 회사가 관리할 수 있도록 소유자와 복구 연락처를 정해두세요. 외주 담당자에게 어떤 권한을 주고 작업 후 어떻게 회수할지도 협의합니다. 원본 코드를 받는지, 특정 제작 도구 안에서만 편집하는 사이트인지에 따라 나중에 다른 업체로 옮길 때의 작업이 달라질 수 있습니다.

공개 전에 문의 접수와 관리자 기능을 직접 써보세요

완성 화면이 예뻐도 실제 문의가 도착하지 않으면 일을 받을 수 없습니다. 계약할 때 확인할 항목을 정하고, 공개 전에 회사 담당자가 직접 사용해보세요. 테스트에서 나온 문제는 수정 기한과 함께 목록으로 보냅니다.

• 휴대전화에서 제품 정보를 읽고 문의를 보낼 수 있는지, 첨부 파일이 정상 전달되는지 확인합니다.
• 회사 관리자가 로그인해 제품 정보와 자료를 직접 바꿔봅니다.
• 도메인과 사이트 운영 계정, 관리자 권한, 백업·인수인계 자료를 받습니다.
• 분석 설정을 맡겼다면 방문·문의 완료 중 약속한 항목이 실제로 기록되는지 봅니다.
• 오탈자·사양·언어별 내용을 관련 부서가 읽고, 오류 수정 기간과 이후 유지보수 연락처를 확인합니다.

같은 요청서를 보내야 견적을 비교할 수 있습니다

후보 업체에는 같은 화면 목록, 기능 설명, 준비된 자료, 희망 일정을 전달하세요. 한 곳에는 원고까지 맡기고 다른 곳에는 디자인만 요청한 뒤 총액을 비교하면 선택하기 어렵습니다. 빠진 작업과 추가 비용을 맞춘 다음 비교합니다.

최종 선택 전에 질문에 대한 답을 견적서나 계약에 반영해달라고 요청하세요. 가능하다는 말로만 합의하지 말고 무엇을 언제까지 받는지 적어두면, 중간에 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 작업을 이어갈 수 있습니다.